Wiederbelebung eines Malerbetriebs nach der Finanzkrise

Projekt: Wiederbelebung eines Malerbetriebs nach der Finanzkrise

Kunde: Unabhängiger Malerunternehmer

Dauer: 8 Monate Erstberatung + 12 Monate laufender Support

Beratungsmodus: 100 % remote, ausschließlich per E-Mail

Ausgangssituation: Geschäft rückläufig trotz hoher Einsatzbereitschaft

Als Peter zum ersten Mal auf mich zukam, war er bereits seit über drei Jahren als selbstständiger Maler tätig. Er war fachlich versiert, zuverlässig und hatte immer den Kunden im Fokus. Seine Motivation und sein Engagement ließen nie zu wünschen übrig. Trotzdem geriet seine finanzielle Lage zunehmend ins Wanken – obwohl er durchgehend Arbeit hatte.

Das Hauptproblem lag in seinem Preismodell: Die Preise waren zu niedrig angesetzt, und die Betriebskosten fraßen die Margen auf. Zudem fehlte ihm der Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben. Was anfangs nach einem vielversprechenden Unternehmen aussah, geriet immer mehr in Schieflage.

Peter war frustriert und wusste nicht, wie er die Situation verbessern sollte. Er hatte das Gefühl, härter als je zuvor zu arbeiten, doch ohne Fortschritte. Seine größte Sorge war, seine Selbstständigkeit aufgeben und wieder eine Anstellung suchen zu müssen. Dennoch wollte er nicht aufgeben – er war bereit, alles zu versuchen.

Die wichtigsten Herausforderungen auf einen Blick

In der ersten Analysephase, die wir komplett per E-Mail durchgeführt haben, konnten wir mehrere zentrale Probleme ausmachen, die Peters Geschäft ausbremsten:

• Unterbewertung der Leistungen: Die Preise wurden eher nach Bauchgefühl als anhand der tatsächlichen Kosten kalkuliert.

• Fehlende Kostenkontrolle: Es gab keinen klaren Überblick über fixe und variable Ausgaben.

• Keine finanziellen Rücklagen: Unerwartete Ausgaben bedeuteten immer ein erhebliches Risiko.

• Unstrukturiertes Marketing: Es fehlte an gezielter Kundenakquise.

• Keine strategische Ausrichtung: Statt langfristiger Planung war der Alltag geprägt von kurzfristigen Problemen.

• Isolation und Entscheidungsmüdigkeit: Peter hatte keinen Sparringspartner oder professionelles Feedback, um Entscheidungen abzusichern.

Trotz all dieser Herausforderungen sah ich schnell das große Potenzial bei Peter. Seine Arbeit war erstklassig, sein Ruf in der Region gut, und er war sehr motiviert, sein Geschäft wieder auf Kurs zu bringen. Was er brauchte, waren vor allem Klarheit, Struktur und ein durchdachter Plan.

Ziele des Projekts

Gemeinsam haben wir für die achtmonatige Zusammenarbeit folgende Ziele festgelegt:

• Das Preismodell komplett neu gestalten – basierend auf den tatsächlichen Kosten und den gewünschten Gewinnmargen

• Betriebskosten senken und unnötige Ausgaben vermeiden

• Klare finanzielle Ziele für die mittlere und langfristige Zukunft definieren

• Peters Vertrauen in sein Geschäftsmodell und seine Entscheidungen stärken

• Effektive Strategien zur Kundenakquise entwickeln und umsetzen

• Die Basis für nachhaltiges Wachstum schaffen und den Weg für eine spätere Team­erweiterung ebnen

Phase 1: Wiederaufbau des finanziellen Fundaments

Unser erster Schritt war eine gründliche Überprüfung von Peters Finanzen. Ich bat ihn, mir eine möglichst detaillierte Aufstellung aller Kosten zu schicken – angefangen bei Materialkosten, Transport- und Werkzeugausgaben über die tatsächlich investierte Arbeitszeit bis hin zu Versicherungen, Software-Abonnements und administrativen Aufgaben. Das Ziel war, ein vollständiges Bild seiner Ausgaben zu bekommen.

Anhand dieser Daten entwickelte ich einen individuellen Kostenrechner, der exakt auf die Anforderungen eines Malerbetriebs zugeschnitten war. Die Ergebnisse zeigten schnell zwei ernüchternde Dinge: Viele seiner Aufträge liefen gerade so, dass sie die Gewinnschwelle erreichten, manche sogar mit Verlust. Es wurde deutlich, dass Peters finanzielles Problem nicht fehlendes Geschick im Umgang mit Geld war, sondern das Fehlen der richtigen Instrumente und Systeme, um seine Preisgestaltung und Ausgaben realistisch zu kalkulieren.

Um das zu ändern, stellte ich Peter verschiedene Werkzeuge zur Verfügung:

• Einen Rentabilitätsrechner, der genau berechnet, wie viel jeder Auftrag tatsächlich kostet und welchen Gewinn er abwirft.

• Einen ausführlichen Leitfaden zur Preisgestaltung, der erklärt, wie man Stundensätze berechnet, welche Aufschläge sinnvoll sind und wie Puffer für unvorhergesehene Kosten eingeplant werden können.

• Eine professionelle Vorlage für Serviceangebote, mit der Peter den Wert seiner Arbeit klar kommunizieren kann – so dass Kunden verstehen, warum der Preis gerechtfertigt ist.

Mit diesen Hilfsmitteln bekam Peter endlich Klarheit über seine Finanzen. Er konnte seine Preise gezielt anheben, nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis solider Zahlen. Das gab ihm Sicherheit und die nötige Grundlage, um sein Geschäft wieder profitabler zu machen.

Phase 2: Kostenoptimierung und Stärkung der Unternehmensresilienz

Im nächsten Schritt nahmen wir Peters Ausgaben genauer unter die Lupe – sowohl die fixen Kosten wie Versicherungen und Mieten als auch die variablen Kosten, die je nach Auftrag schwankten.

Gemeinsam analysierten wir jeden Posten und fanden schnell mehrere Einsparpotenziale:

• Peter bezahlte für Software-Abonnements, die er kaum oder gar nicht nutzte. Diese konnten wir kündigen oder durch günstigere Alternativen ersetzen.

• Seine Materiallieferanten waren nicht immer die preiswertesten. Wir verglichen Angebote und fanden bessere Konditionen – teilweise durch Sammelbestellungen und Mengenrabatte.

• Die Transportwege waren nicht optimal geplant, was unnötige Sprit- und Zeitkosten verursachte. Wir entwickelten gemeinsam effizientere Routen und Abläufe.

• Bei Versicherungen und weiteren Dienstleistungen gab es Überschneidungen, die sich eliminieren ließen.

Darüber hinaus half ich Peter dabei, mit seinen Lieferanten neu zu verhandeln, um bessere Preise und Zahlungsbedingungen zu erzielen. Wir bauten eine schlankere Kostenstruktur auf, die seine Gewinnmargen verbesserte, ohne die Qualität seiner Arbeit zu beeinträchtigen.

Um das Unternehmen dauerhaft widerstandsfähiger zu machen, führte ich zusätzliche Tools und Strategien ein:

• Einen monatlichen Budgetplaner, mit dem Peter seine Einnahmen und Ausgaben besser kontrollieren und überwachen kann.

• Eine Strategie zum Aufbau von finanziellen Rücklagen, damit unerwartete Ausgaben künftig nicht mehr zu finanziellen Engpässen führen.

• Einen Break-Even-Rechner, mit dem Peter jederzeit sehen kann, wie viel Umsatz er mindestens erzielen muss, um seine Kosten zu decken – ein unverzichtbares Instrument für seine kurz- und mittelfristige Planung.

Mit diesen Maßnahmen legten wir den Grundstein für eine finanzielle Stabilisierung und schufen die Voraussetzungen, damit Peter sein Geschäft langfristig erfolgreich führen kann.

Phase 3: Strategische Kundenakquise & lokale Positionierung

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte sich Peter stark auf Weiterempfehlungen verlassen – was ihm zwar regelmäßig Aufträge einbrachte, aber weder planbar noch skalierbar war. Ihm fehlte eine klare Strategie, um gezielt neue Kunden zu gewinnen und sich dauerhaft in seinem lokalen Markt zu positionieren.

Gemeinsam entwickelten wir eine schlanke, aber wirkungsvolle Akquisitionsstrategie, die zu seiner Persönlichkeit und dem regionalen Umfeld passte. Ich führte ihn durch folgende Schritte:

• Einrichtung eines professionellen Google-Business-Profils, das bei lokalen Suchanfragen sichtbar ist und Vertrauen aufbaut

• Erstellung einer kompakten Website mit klarer Übersicht seiner Leistungen, aussagekräftigen Vorher-Nachher-Fotos und echten Kundenbewertungen

• Gezielte Flyer- und Postkartenkampagnen in ausgewählten Stadtteilen, mit direkter Ansprache und regionalem Bezug

• Einführung eines Empfehlungsprogramms, bei dem zufriedene Kunden für Weiterempfehlungen kleine Anreize erhielten – etwa Rabatte oder kleine Zusatzleistungen

• Verfassen authentischer Social-Media-Inhalte, die nicht nur seine Arbeit zeigen, sondern auch seine Persönlichkeit als bodenständiger, vertrauenswürdiger Fachmann vermitteln

Parallel dazu überarbeiteten wir seine Angebotspositionierung. Statt als „ein Maler von vielen“ aufzutreten, präsentierten wir ihn künftig als:

• Hochwertig, lokal verankert und absolut zuverlässig

• Transparent und fair im Preis – mit nachvollziehbarer Kalkulation

• Fokussiert auf Qualität, Langlebigkeit und saubere Ausführung

Die Wirkung ließ nicht lange auf sich warten: Die Anzahl der Anfragen stieg merklich an, und Peter konnte sich über einen stetigeren, planbaren Strom an Aufträgen freuen – selbst in traditionell ruhigeren Monaten.

Phase 4: Strategische Planung & langfristige Stabilität

Nachdem Finanzen und Kundengewinnung erfolgreich neu aufgestellt waren, richteten wir den Blick in die Zukunft. Es war an der Zeit, Peters Geschäftsmodell strategisch weiterzuentwickeln – mit klaren, realistischen Zielen für die mittlere und langfristige Perspektive.

Gemeinsam formulierten wir zentrale Entwicklungsziele:

• Aufbau eines finanziellen Puffers, um mehr Sicherheit zu gewinnen und stressige Phasen besser zu bewältigen

• Reduktion der Arbeitsstunden, bei gleichzeitig gesteigertem Einkommen durch bessere Auftragsauswahl und Effizienz

• Vorbereitung auf die Einstellung eines ersten Mitarbeiters oder Subunternehmers, um perspektivisch wachsen zu können

• Weiterer Ausbau seines Rufs als vertrauenswürdiger Fachbetrieb in der Region, um nachhaltige Kundenbindung zu fördern

Zur Umsetzung dieser Ziele etablierten wir einen monatlichen Review-Prozess, mit dem Peter strukturiert seine Entwicklung verfolgen konnte. Dieser enthielt u. a.:

• Einen Soll-Ist-Vergleich von Einnahmen im Verhältnis zu den gesetzten Monatszielen

• Eine Auswertung der Gewinnmargen pro Projekt

• Eine Gegenüberstellung von aufgewendeter Arbeitszeit und erzieltem Stundenertrag

• Systematisches Sammeln von Kundenfeedback und Analyse von Wiederbeauftragungsquoten

Dieser strukturierte Überblick gab Peter ein völlig neues Maß an Klarheit, Fokus und Kontrolle. Er konnte seine Fortschritte konkret messen und frühzeitig auf Abweichungen reagieren.

Phase 5: Mindset, Selbstvertrauen & unternehmerische Identität

Viele Selbstständige scheitern nicht an mangelnder Fachkompetenz – sondern an der emotionalen Belastung, die mit dauerhafter Eigenverantwortung einhergeht: Isolation, Unsicherheit und Entscheidungserschöpfung. Auch bei Peter war das ein zentrales Thema.

Während unserer achtmonatigen Zusammenarbeit unterstützte ich ihn deshalb nicht nur fachlich, sondern auch mental. Konkret hieß das:

• Wöchentliche Check-ins per E-Mail, um den Überblick zu behalten und dranzubleiben

• Schnelles, pragmatisches Feedback zu konkreten Fragen oder neuen Ideen

• Ermutigung in schwierigen Phasen, wenn Zweifel oder Erschöpfung aufkamen

• Ein klarer Denkrahmen, um Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus, sondern systematisch zu treffen

Schritt für Schritt wuchs Peters Selbstvertrauen zurück. Er begann, sich nicht mehr nur als Handwerker zu sehen, sondern als Unternehmer mit Verantwortung, Entscheidungskraft und Vision. Er lernte, den Wert seiner Arbeit selbstbewusst zu vertreten, angemessene Preise zu verlangen – und auch einmal konsequent Nein zu sagen, wenn ein Auftrag wirtschaftlich nicht sinnvoll war.

Er übernahm Verantwortung – als Unternehmer, nicht nur als Handwerker

Mit wachsendem Selbstvertrauen, klaren Prozessen und einem stabilen Fundament begann Peter, seine Rolle neu zu definieren. Er handelte nicht länger nur im Tagesgeschäft, sondern entwickelte zunehmend unternehmerisches Denken. Entscheidungen wurden nicht mehr aus der Not heraus getroffen, sondern auf Basis klarer Zahlen, Strategien und Prioritäten. Er übernahm Verantwortung – nicht nur für seine Arbeit, sondern für das gesamte Unternehmen. Und genau das machte den entscheidenden Unterschied.

Nachhaltige Partnerschaft: 12 Monate kontinuierliche Begleitung

Am Ende der intensiven 8-monatigen Transformationsphase konnte Peter beeindruckende Fortschritte vorweisen:

• Sein Einkommen hatte sich stabilisiert.

• Er konnte die dringendsten Schulden begleichen.

• Sein guter Ruf in der Region war wiederhergestellt – und stärker denn je.

• Die Nachfrage war so hoch, dass er begann, Aufträge gezielt auszuwählen und Prioritäten zu setzen.

In diesem Moment entschied er sich, unsere Zusammenarbeit fortzusetzen – diesmal mit einem neuen Schwerpunkt: die erreichten Erfolge nicht nur zu halten, sondern weiter zu verbessern und auf künftiges Wachstum vorzubereiten.

Wir verlängerten unsere Zusammenarbeit um weitere 12 Monate, in denen ich Peter weiterhin remote und ausschließlich per E-Mail unterstützte. Der Fokus lag nun auf der Feinabstimmung und Stabilisierung des Alltagsgeschäfts. Unsere fortlaufende Partnerschaft umfasste:

• Monatliche Strategiereviews, um Entwicklungen zu bewerten und neue Impulse zu setzen

• Unterstützung bei sensibler Kundenkommunikation und beim Erstellen von komplexeren Angeboten

• Ideen-Feedback für lokale Marketingaktionen, um gezielt neue Aufträge zu generieren

• Schnelle, pragmatische Antworten auf operative Fragen – vom Zeitmanagement bis zu Preisverhandlungen

• Laufende Optimierung der Preisgestaltung, Auslastung und Terminplanung, damit Peter wirtschaftlich arbeiten und gleichzeitig gesund wachsen konnte

Peter selbst beschrieb den Wert dieser kontinuierlichen Unterstützung mit drei Worten:„Klarheit. Sicherheit. Verlässlichkeit.“

Und genau das war das Ziel – eine tragfähige Partnerschaft, die nicht nur kurzfristige Probleme löst, sondern langfristig echte unternehmerische Stärke aufbaut.

Erzielte Ergebnisse: Von der Existenzsicherung zum stabilen Wachstum

Binnen eines Jahres nach Beginn unserer Zusammenarbeit hatte sich Peters Situation grundlegend gewandelt – finanziell, strukturell und mental. Aus einem kriselnden Ein-Mann-Betrieb wurde ein solides, zukunftsorientiertes Unternehmen mit klarem Profil und Perspektive.

Konkret erreichte er:

• Finanzielle Stabilität: Er schrieb wieder schwarze Zahlen und konnte sich von ständiger Geldsorge befreien

• Nachhaltige Preisgestaltung: Seine Leistungen waren fair kalkuliert, gut begründet – und dennoch wettbewerbsfähig

• Planbare Auslastung: Er arbeitete mit einer Warteliste von 3–6 Wochen Vorlaufzeit – ein Novum für ihn

• Mehr Einkommen bei weniger Stunden: Durch Effizienz und gezielte Auswahl der Projekte

• Strategische Weitsicht: Er plante bereits aktiv die nächste Phase seines Geschäfts – mit Team und Wachstum

Heute zählt Peters Betrieb zu den am besten strukturierten Malerdiensten in seiner Region. Er kennt seine Zahlen, kontrolliert seine Prozesse und hat einen stabilen, wiederkehrenden Kundenstamm aufgebaut.

Zukunftsausblick: Skalieren mit Weitsicht

Der nächste Schritt ist bereits in Planung – und wie bisher gehen wir ihn gemeinsam.Aktuell arbeiten wir an folgenden Themen:

• Einstellung eines Teilzeit-Assistenten, um erste Aufgaben abzugeben

• Einarbeitung anhand der von uns entwickelten Prozesse und Leitfäden, damit Qualität und Effizienz erhalten bleiben

• Erweiterung des Einzugsgebiets, um gezielt neue Kundengruppen zu erschließen

• Option auf ein zweites Team, um größere oder parallele Projekte abwickeln zu können

Peter hat sich erneut für meine Unterstützung entschieden – und erneut setzen wir auf unser bewährtes Format: komplett remote, klar strukturiert, Schritt für Schritt.

Eingesetzte Leistungen und Methoden

Während unserer Zusammenarbeit kamen zahlreiche Beratungsleistungen und Tools zum Einsatz. Die wichtigsten Bestandteile:

• Analyse und Restrukturierung des Geschäftsmodells

• Finanzplanung und Entwicklung einer tragfähigen Preisstrategie

• Kostenoptimierung und Verhandlungsführung mit Lieferanten

• Strategische Zielentwicklung (mittelfristig und langfristig)

• Lokales Marketing: online & offline, zielgruppengerecht

• Angebotsgestaltung & Positionierung am Markt

• Dokumentation von Arbeitsprozessen und Vorlagenentwicklung

• Mindset-Stärkung und unternehmerisches Selbstbewusstsein

• Remote-Mentoring – 100 % per E-Mail, individuell & effektiv

• Vorbereitung auf nachhaltiges Wachstum und Teamaufbau

Kundenstimme (sinngemäß zusammengefasst)

„Ich stand kurz davor, alles hinzuschmeißen – dann kam Ihre Unterstützung. Sie haben mir nicht nur geholfen, mein Geschäft zu retten, sondern es in etwas verwandelt, auf das ich heute wirklich stolz bin. Ich habe keine Angst mehr vor Zahlen oder Zukunftsplänen, weil ich endlich verstehe, was ich tue.

Besonders wertvoll war für mich, dass ich einfach eine E-Mail schreiben konnte – und jedes Mal klare, verlässliche Antworten bekam, wenn ich nicht weiterwusste. Diese Kombination aus Struktur, Klarheit und Verlässlichkeit hat für mich den entscheidenden Unterschied gemacht.“