Aus einem lokalen Café eine profitable Marke machen

Eine strategische Geschäftstransformation im Gastgewerbe nach der Pandemie

Ausgangssituation & Hintergrund – Zwischen Qualität und Überforderung

Als die Inhaber eines kleinen, familiengeführten Cafés auf mich zukamen, befanden sie sich in einer herausfordernden Zwischenphase. Sie hatten die schlimmsten Monate der COVID-19-Pandemie überstanden – die Lockdowns, die Umsatzeinbrüche, die Unsicherheit. Doch der Alltag nach der Krise fühlte sich nicht wie ein Neuanfang an, sondern wie ein mühsames Weitermachen.

Die Herausforderungen waren vielschichtig:

• Die Kundenzahlen waren niedrig, trotz positiver Rückmeldungen zur Qualität von Speisen und Service.

• Es gab keine klare Marketingstrategie, weder offline noch online.

• Die Betriebsabläufe waren ineffizient, vieles funktionierte nur, weil das Team ständig improvisierte.

• Steigende Kosten setzten die ohnehin geringen Margen zusätzlich unter Druck.

• Und vor allem: Das Team war erschöpft, frustriert – und ratlos, wie es weitergehen sollte.

Trotzdem war das Potenzial spürbar. Die Inhaber arbeiteten mit Leidenschaft, boten hohe Qualität und pflegten ein einladendes Ambiente. Doch ohne Struktur, Strategie und einen realistischen Plan schien echter Fortschritt außer Reichweite.Sie formulierten ihren Hilferuf in einem einzigen, klaren Satz:

„Wie können wir mehr Kunden gewinnen – und diesem Ort endlich wieder zu neuem Erfolg verhelfen?“

Genau dort begann unsere Zusammenarbeit: mit der Überzeugung, dass es nicht an Können oder Einsatz fehlte – sondern an System, Fokus und einem machbaren Weg in eine stabile, wachstumsfähige Zukunft.

Ziele & strategische Schwerpunkte – Von Überleben zu Wachstum

Schon im ersten Beratungsgespräch war klar: Wenn das Café nicht nur überleben, sondern wieder nachhaltig wachsen sollte, musste an zwei zentralen Stellschrauben angesetzt werden:

1. Wiederaufbau des Kundenverkehrs – mehr Gäste, höhere Frequenz, stabile Stammkundschaft

2. Optimierung der internen Abläufe & wirtschaftlichen Basis – um aus jedem Besuch mehr zu machen und das Team zu entlasten

Auf Basis dieser Erkenntnisse definierten wir gemeinsam konkrete kurz- und mittelfristige Ziele, die sowohl strategisch als auch sofort umsetzbar waren:

Vermarktung & Positionierung

• Steigerung der Sichtbarkeit über digitale KanäleLokales Online-Marketing, Google-Sichtbarkeit, Social Media – mit geringem Aufwand, aber klarer Ausrichtung.

Angebot & Umsatzstruktur

• Überarbeitung des MenüangebotsZiel: Den durchschnittlichen Kassenbon steigern – durch gezielte Sortimentspflege, Cross-Selling und attraktivere Preis-Leistungs-Kombinationen.

• Optimierung der PreisstrategieAnalyse der Deckungsbeiträge, Reduktion margenschwacher Artikel und Einführung kalkulierter Preisanpassungen.

Betrieb & Organisation

• ⚙️Einführung interner Systeme für den TagesbetriebVereinfachung und Standardisierung von Abläufen – z. B. für Schichtübergaben, Bestellungen, Reinigung und Kundenservice.

• Bessere Delegation & MitarbeiterbindungDurch klarere Rollen, strukturierte Abläufe und mehr Eigenverantwortung sollte das Team entlastet und motiviert werden.

Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit

• Etablierung eines skalierbaren GeschäftsmodellsMit definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und dem Ziel, den Betrieb so aufzustellen, dass er auch ohne tägliches Improvisieren funktioniert.

Der Fokus lag nicht auf kurzfristigen Tricks – sondern auf echter Transformation:Von einem überlasteten Tagesbetrieb zu einem strukturierten, zukunftsfähigen Café mit Herz, System und Potenzial.

Meine Rolle & mein Ansatz – Klarheit schaffen, Potenzial freilegen

In einem Zeitraum von vier Monaten begleitete ich die Inhaber des Cafés als strategischer Berater, Prozessoptimierer und Sparringspartner für unternehmerische Entscheidungen. Ziel war es, nicht nur an den Symptomen zu arbeiten – sondern die Ursachen der Stagnation zu erkennen und systematisch zu beheben. Meine Arbeit konzentrierte sich dabei auf sechs eng verzahnte Bereiche. Hier die ersten beiden:

1. Geschäftsprüfung & Prozessabbildung – Wo geht Zeit, Geld und Energie verloren?

Zu Beginn führten wir eine umfassende Betriebsanalyse durch, um die Realität des Alltagsbetriebs messbar und sichtbar zu machen. Ich prüfte systematisch:

• die aktuelle Preisstruktur

• Lieferanten- und Einkaufskonditionen

• die täglichen Abläufe im Service und in der Küche

• die Verteilung von Personalverantwortung und Entscheidungskompetenz

• und das vorhandene Kundenfeedback (online wie offline)

Anhand dieser Daten erstellte ich eine strukturierte Prozessabbildung, die deutlich machte, wo Zeit verloren ging, Ressourcen ineffizient genutzt wurden oder unnötige Reibung entstand.

Ergebnis: Ein klarer Überblick über alle Engpässe – von Wareneinsatz bis zu Wartezeiten – als Grundlage für gezielte Verbesserungen.

2. Menüoptimierung & Preisstrategie – Qualität sichtbar, Kalkulation tragfähig

Ein zentrales Problem war die bestehende Speisekarte: zu lang, zu unübersichtlich – und wirtschaftlich nicht durchdacht. Viele Gerichte waren zwar beliebt, aber teuer in der Herstellung oder schlecht kalkuliert.

Ich führte eine fundierte Menüanalyse durch, bei der wir folgende Faktoren berücksichtigten:

• Zubereitungsaufwand & Personalbindung

• Zutatenkosten & Wareneinsatz

• Beliebtheit beim Kunden (aus Abverkaufsdaten & Feedback)

• Kalkulierte Marge pro Gericht

Gemeinsam reduzierten wir die Speisekarte gezielt auf ein fokussiertes, attraktives Kernangebot. Die neue Karte war:

• übersichtlicher, für Gäste und Personal

• wirtschaftlich rentabler, mit klarem Margenfokus

• besser abgestimmt auf Kundenwünsche und Küchenkapazitäten

Zusätzlich implementierte ich eine psychologisch durchdachte Preisstruktur (u. a. mit Schwellenpreisen und Aufrundungspunkten), die dafür sorgte, dass Preise zugänglich, aber wertig wahrgenommen wurden – ohne faktisch zu senken.

Ergebnis: Höherer durchschnittlicher Kassenbon, geringere Lagerverluste – und deutlich weniger Stress in der Küche.

3. Marketingstrategie & Social-Media-Präsenz – Sichtbarkeit lokal denken

Bis zu Beginn unserer Zusammenarbeit existierte keine konsistente Marketingstrategie – und das Café hatte praktisch keine digitale Präsenz. Potenzielle Neukund*innen fanden weder Informationen noch visuelle Eindrücke online. Das kostete Reichweite, Vertrauen und letztlich Umsatz.

Ich entwickelte eine zielgerichtete, lokal fokussierte Marketingstrategie, die auf zwei zentralen Plattformen basierte: Instagram und Facebook. Der Fokus lag auf geringem Aufwand, aber hoher Wirkung – mit authentischem, visuellem Content und klarer Sprache.

Konkret stellte ich bereit:

• Einen redaktionellen Inhaltskalender für 3 MonateMit Postingfrequenz, Themenclustern und saisonalen Schwerpunkten.

• Content-Ideen, zugeschnitten auf Zielgruppe & KontextTagesangebote, Behind-the-Scenes-Einblicke, Mitarbeitervorstellungen, Kundengeschichten und Community-Events.

• Richtlinien für visuelle Gestaltung & TonalitätFarbwelt, Bildstil, Hashtag-Systematik und Empfehlungen für Engagement (z. B. Umfragen, Kommentare, Story-Elemente).

Zusätzlich starteten wir mehrere Mikro-Kampagnen mit lokalem Bezug, darunter:

• Kundenporträts & Feature-Posts

• „Hinter den Kulissen“-Reels

• Kooperationen mit benachbarten Läden & Dienstleistern

• Gewinnspiele & saisonale Aktionen mit geringer Budgetbindung

Das Ergebnis: Spürbar steigendes Online-Engagement, wachsende Followerzahlen – und ein deutlich sichtbarer Anstieg der Laufkundschaft durch digitale Reichweite.

4. Customer Journey & Kundenbindung – aus dem Erstbesuch wird ein Stammgast

Neben der Neukundengewinnung war ein zentrales Ziel, Gäste zu wiederkehrenden Kunden zu machen – mit einer durchdachten Customer Journey und einem niederschwelligen Treueprogramm.

Ich entwickelte:

• Ein einfaches, analoges KundenbindungsprogrammIn Form einer klassisch gestalteten Stempelkarte, bei der der 10. Kaffee oder Snack gratis war – bewusst unkompliziert, aber effektiv.

• E-Mail-Marketing mit Fokus auf Aktionen & EventsMonatliche Newsletter mit Einblicken, neuen Produkten, Veranstaltungshinweisen und exklusiven Angeboten für Stammkunden.

Parallel optimierten wir gemeinsam die Customer Journey im Café selbst – mit klarer Zielsetzung:

• Verbesserte Außen- und InnenbeschilderungLeichtere Orientierung für Erstbesucher, bessere Sichtbarkeit von Tagesangeboten.

• Optimierung der Servicezeiten & AbläufeWeniger Wartezeit, bessere Kommunikation zwischen Küche und Theke.

• Einfachere Bestelloptionen & strukturierter AblaufZ. B. durch QR-Menüs bei starkem Andrang und klar geregelte Abholprozesse.

Das Ergebnis: Gäste fühlten sich besser abgeholt – und kamen wieder.Das Café wurde nicht nur gesehen – es wurde aktiv gewählt.

5. Delegation & interne Struktur – Freiräume für Führung schaffen

Wie in vielen kleineren Betrieben waren die Cafébesitzer in jeden einzelnen Arbeitsbereich involviert: vom Thekendienst über das Bestellwesen bis hin zur Reinigung und Buchhaltung. Das bedeutete maximale Kontrolle – aber auch maximale Erschöpfung. Es blieb weder Zeit für strategische Entwicklung noch für nötige Ruhephasen.

Ich entwickelte gemeinsam mit ihnen einen realistischen Delegationsplan, der nicht nur Aufgaben abgab, sondern auch Verantwortlichkeiten klar definierte.

Konkret beinhaltete das:

• Rollenbeschreibungen für alle Mitarbeiter*innenWer macht was – mit welchen Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen?

• Einführung einer strukturierten SchichtplanungMit klaren Übergaben, Verantwortungsrotation und vorausschauender Dienstplanung.

• Delegationsprinzipien & EntscheidungshilfenDamit das Team im Tagesgeschäft selbstständig agieren konnte – ohne ständig Rücksprache halten zu müssen.

Das Ergebnis war spürbar: Die Inhaber gewannen Zeit, Übersicht und mentale Freiheit zurück.Statt ständig zu reagieren, konnten sie sich wieder auf Führung, Weiterentwicklung und Qualität konzentrieren – und am Unternehmen arbeiten, nicht nur darin.

6. Finanzielle Gesundheit & Budgetkontrolle – Zahlen verstehen, Entscheidungen treffen

Ein weiterer Engpass lag in der finanziellen Steuerung: Die Zahlen wurden zwar erfasst, aber nicht systematisch ausgewertet – Budgetplanung, Rentabilitätskontrolle und Cashflow blieben unklar. Ich führte mit dem Team eine strukturelle Finanzübersicht ein, die einfach zu handhaben, aber wirkungsvoll war:

• Monatlicher BudgetplanMit festen Kategorien, Zielvorgaben und Kontrolle der wichtigsten Fixkosten.

• Maßnahmen zur KostenkontrolleIdentifikation unnötiger Ausgaben, Optimierung von Wareneinsatz und Energieverbrauch.

• Überprüfung & Neuverhandlung von LieferantenverträgenBessere Konditionen, Mengenrabatte, strategische Bündelung.

• Einfaches Tool zur Tages- und MonatserfassungTabellenkalkulationen zur Erfassung von Einnahmen, Ausgaben und Tagesgewinnen – verständlich aufbereitet, auch ohne Buchhaltungssoftware.

Das Ergebnis: Das Team verstand endlich, wie sich ihre Entscheidungen in Zahlen ausdrückten. Das schuf nicht nur Kontrolle – sondern neues Vertrauen in die finanzielle Zukunft des Cafés.

Erzielte Ergebnisse – Vom Stillstand zur spürbaren Dynamik

Bereits nach vier Monaten strukturierter Zusammenarbeit hatte das Café eine tiefgreifende Transformation durchlaufen – nicht nur im Betrieb, sondern auch im Selbstverständnis der Eigentümer.

Die messbaren Ergebnisse auf einen Blick:

• +30 % Umsatzsteigerung pro Woche

• +40 % höhere Kundenfrequenz

• +25 % Verbesserung der Menürentabilität

• Tägliche Social-Media-Präsenz mit stetig wachsendem lokalem Engagement

• Entspanntere, reibungslosere Abläufe im Tagesgeschäft

• Delegierte Aufgaben mit klaren Rollen & Verantwortlichkeiten

• Bessere Kostenkontrolle & transparente Finanzplanungstools

Was jedoch am tiefsten wirkte, war die Veränderung der Denkweise:Vom ständigen Kämpfen ums Überleben hin zu einem klaren Vertrauen in Wachstum, Struktur und Zukunft.

Laufende Unterstützung & Erweiterung – vom Projekt zur Partnerschaft

Beeindruckt von den Ergebnissen und der neuen unternehmerischen Klarheit, entschieden sich die Caféinhaber dazu, unsere Zusammenarbeit um weitere sechs Monate zu verlängern – diesmal mit Fokus auf Feinschliff, Wachstum und saisonale Planung.

In dieser Phase lag der Schwerpunkt auf:

• Verfeinerung der MarketingstrategieNeue Formate, stärkere Community-Einbindung, gezielte Kampagnen mit lokalem Fokus.

• Einführung einer saisonalen MenüplanungBesser planbare Wareneinsätze, mehr kreative Vielfalt und höhere Marge durch Aktionsgerichte.

• Optimierung der Lager- & BestellsystemeReduzierung von Überbeständen, minimierte Verluste, effizienterer Wareneinsatz.

• Planung einer kleinen Außenbereich-ErweiterungFür die Frühlings- und Sommermonate – zur Kapazitätserweiterung und Steigerung der Aufenthaltsqualität.

• Begleitung des Alltags per E-MailWöchentliche Impulse, Feedback zu Kampagnen, operative Rückfragen und strategische Empfehlungen – alles remote, schriftlich und individuell zugeschnitten.

Die Umsetzung lag beim Team – aber sie waren nie allein.Durch die kontinuierliche, strukturierte Begleitung entstand nicht nur weiteres Wachstum, sondern ein echtes Gefühl von Sicherheit und partnerschaftlicher Unterstützung.

Angebotene Fähigkeiten und Dienstleistungen

• Strategische Unternehmensberatung (Gastgewerbe)

• Menügestaltung und Rentabilitätsanalyse

• Entwicklung lokaler Marketingstrategien

• Aufbau digitaler Präsenzen (Social Media und Online-Einträge)

• Markenbotschaften und visuelle Sprache

• Delegationsplanung und Teamstruktur

• Budgeterstellung und Finanzüberwachung

• Entwicklung von Kundenbindungsprogrammen

• Optimierung der Produktivitätsabläufe

• Remote-Support und langfristige Unternehmensberatung

Kundenbewertung

" Achim hat unser Geschäft grundlegend verändert. Nach der Pandemie waren wir verzweifelt und unsicher, wie wir unsere Kunden zurückgewinnen sollten. Achim gab uns nicht nur einen Plan – er gab uns Klarheit, Zuversicht und Tools, die wirklich funktionierten. Unser Café ist jetzt wieder voller Leben. Die neue Speisekarte, der Online-Auftritt, der strukturierte Arbeitsablauf – all das hat einen großen Unterschied gemacht. Und auch nach Abschluss der ersten Arbeiten blieb Achim an unserer Seite. Zu wissen, dass wir uns immer auf seinen Rat verlassen können, gibt uns Sicherheit. Wir fühlen uns endlich wie Unternehmer, nicht nur als Angestellte."

– Die Eigentümer von Café Mondo (Name aus Diskretionsgründen anonymisiert)