Von der Einzelkraft zur Teamleitung – Skalierung eines Reinigungsunternehmens

Von der Einzelkraft zur Teamleitung – Skalierung eines Reinigungsunternehmens

Kunde: Inhaber eines Reinigungsdienstes für gewerbliche und private Objekte

Dauer: 6 Monate intensive Beratungsphase + 12 Monate begleitende Unterstützung

Format: Vollständig remote – Beratung ausschließlich per E-Mail

Ausgangssituation & zentrale Herausforderungen

Als Sarah mich kontaktierte, führte sie ihr Reinigungsunternehmen im Alleingang. Sie hatte sich mit viel Einsatz und Zuverlässigkeit einen soliden Kundenstamm aufgebaut und galt in ihrer Region als vertrauenswürdige Ansprechpartnerin für private und gewerbliche Reinigungsleistungen. Doch trotz dieser positiven Ausgangslage war sie mit ihrem Unternehmen an eine natürliche Grenze gestoßen.

Ihr Terminkalender war voll – aber das Einkommen blieb begrenzt. Denn solange sie alle Aufträge selbst ausführte, waren Umsatz und Wachstum direkt an ihre persönliche Arbeitskraft gekoppelt. Sie wollte den nächsten Schritt machen: mehr Kunden annehmen, den kommerziellen Bereich ausbauen und ein kleines Team aufbauen, das sie nach und nach von den täglichen Routinen entlasten würde.

Das Problem: Sie wusste nicht, wo und wie sie beginnen sollte. Ihr Unternehmen war über die Zeit gewachsen, aber ohne klare Struktur, Strategie oder Systeme.

Die zentralen Herausforderungen im Überblick:

• Keine strukturierte AkquisestrategieNeue Kund*innen kamen ausschließlich über Weiterempfehlung – eine gute Basis, aber nicht skalierbar.

• Fehlende wiederkehrende Aufträge oder VertragskundenDie meisten Einsätze waren Einmalaufträge, was Planung und Umsatz unberechenbar machte.

• Keine standardisierten Angebote oder PreislistenJede Anfrage wurde individuell beantwortet – zeitaufwendig und oft wenig profitabel.

• Keine Prozesse zur Delegation oder MitarbeiterführungEs gab keine Strukturen, mit denen neue Kräfte effizient eingearbeitet oder gesteuert werden konnten.

• Keine Online-PräsenzWeder Website noch Google-Profil – potenzielle Neukund*innen konnten sie online kaum finden.

• Dauerhafte operative ÜberlastungSarah war nicht Unternehmerin im strategischen Sinne, sondern voll im Tagesgeschäft gefangen – mit dem Gefühl, ihr Unternehmen arbeite sie, nicht umgekehrt.

Ihr Ziel war dennoch glasklar:Sie wollte den Schritt vom Solo-Betrieb zum kleinen Teamunternehmen gehen – mit wiederkehrenden Kunden, effizientem Personaleinsatz und einer klaren Positionierung. Und vor allem: sich aus dem Hamsterrad der kompletten Selbstausführung lösen, um sich endlich mit Ruhe um das Wachstum und die Weiterentwicklung ihres Unternehmens kümmern zu können.

Ziele & strategische Ausrichtung

Bevor wir in die operative Arbeit einstiegen, nahmen wir uns bewusst Zeit, um die Ausrichtung und Zielsetzung unserer Zusammenarbeit klar zu definieren. Sarah war nicht auf der Suche nach punktueller Hilfe – sie wollte ihr Unternehmen strukturell weiterentwickeln. Deshalb legten wir gemeinsam konkrete, miteinander verzahnte Entwicklungsziele fest, die sowohl das Tagesgeschäft als auch die strategische Zukunft im Blick hatten.

Unsere übergeordneten Ziele lauteten:

• Strukturierte Serviceangebote und transparente Preismodelle entwickelnDamit Sarah effizienter anbieten, kalkulieren und wachsen konnte – mit klar kommunizierbaren Leistungen für Privat- und Geschäftskunden.

• Gezielte B2B-Kundengewinnung aufbauenMit dem Fokus auf wiederkehrende, planbare Aufträge im gewerblichen Bereich – als Grundlage für stabile Umsätze und bessere Skalierbarkeit.

• Digitale Präsenz schaffenAufbau einer professionellen Online-Sichtbarkeit, um Vertrauen bei potenziellen Neukund*innen aufzubauen und kontinuierlich Leads zu generieren.

• Einfache Systeme für Delegation und Teamwachstum entwerfenEntwicklung praxisnaher Prozesse, mit denen Sarah zukünftig Aufträge an Mitarbeitende übergeben und deren Qualität sichern konnte.

• Unterstützung bei Recruiting und TeamführungVom Aufsetzen einfacher Einarbeitungsstrukturen bis hin zu konkreten Vorlagen für Stellenausschreibungen und Kommunikation mit neuen Teammitgliedern.

• Rollenwechsel ermöglichen: von der Ausführenden zur UnternehmerinDas übergeordnete Ziel bestand darin, Sarah nicht nur operativ zu entlasten – sondern sie in die Lage zu versetzen, ihr Unternehmen zu führen, statt ausschließlich „im Geschäft“ zu arbeiten.

Beratungsformat: Remote, aber persönlich und verbindlich

Unsere Zusammenarbeit fand von Anfang an vollständig asynchron per E-Mail statt – ein bewusst gewähltes Format, das es Sarah ermöglichte, sich die Inhalte in ihrem eigenen Tempo zu erarbeiten, ohne zusätzlichen Termin- oder Kommunikationsdruck.

Ich stellte ihr Schritt für Schritt strukturierte Anleitungen, praxisnahe Tools, Vorlagen, Strategiepapiere und individuelles Feedback zur Verfügung. So konnte sie jederzeit auf alle Materialien zurückgreifen, Anpassungen vornehmen und neue Impulse direkt in der Praxis testen.

Der Ansatz: maximale Umsetzbarkeit – bei gleichzeitig strategischer Tiefe.

Phase 1: Klarheit schaffen & strategische Ausrichtung festlegen

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit stand eines fest: Sarah arbeitete hart, aber nicht strategisch. Sie war für alles im Unternehmen selbst verantwortlich – von der Angebotsannahme über die Terminplanung bis zur Ausführung der Reinigungsarbeiten. Abends versuchte sie, E-Mails zu beantworten, Rechnungen zu schreiben und ihre Abläufe irgendwie zu koordinieren. Obwohl sie einen treuen Kundenstamm aufgebaut hatte, war das Unternehmen komplett auf ihre persönliche Leistung angewiesen – und damit in seiner Entwicklung blockiert.

Es gab keine Kapazität zum Wachsen. Keine Luft für Strategie. Und schon gar keinen Raum für Teamaufbau oder Rentabilitätssteigerung.

Unser erster Schritt bestand deshalb darin, Struktur in ihre Situation zu bringen – und sichtbar zu machen, was bisher verborgen blieb: die tatsächlichen Engpässe, die unnötigen Verluste und das ungenutzte Potenzial.

Ich stellte Sarah dafür gezielt entwickelte Werkzeuge zur Verfügung:

• Business Audit (Betriebsanalyse)Ein strukturierter Überblick über ihre bisherigen Aktivitäten: Welche Leistungen liefen gut? Welche Kunden waren rentabel – welche nicht? Wo wurde Zeit vergeudet, wo ließ sich Effizienz heben?

• Service Map (Leistungslandkarte)Ihre bisherigen Dienstleistungen wurden in klar definierte Kategorien überführt – z. B. Grundreinigung, Intensivreinigung, Unterhaltsreinigung, gewerbliche Sonderleistungen. So entstand nicht nur Übersicht, sondern auch eine Grundlage für spätere Paketbildung.

• RentabilitätsrechnerEin maßgeschneidertes Kalkulationstool zeigte Sarah erstmals auf Stundenbasis, wie viel sie pro Auftrag wirklich verdiente – nach Abzug von Fahrtzeiten, Material, Vor- und Nachbereitung.

Mit diesen Tools gewann Sarah innerhalb weniger Tage ein völlig neues Bild von ihrem Unternehmen. Sie erkannte, wo sie Geld und Zeit verlor, welche Leistungen unprofitabel waren – und wo das echte Wachstumspotenzial lag.

Klarheit war der Schlüssel. Und Klarheit war plötzlich vorhanden.

Phase 2: Angebote strukturieren & Preise für Wachstum gestalten

Im zweiten Schritt machten wir uns daran, aus der bisherigen „Fall-zu-Fall“-Abwicklung ein skalierbares Angebotsmodell zu entwickeln. Denn bislang gab es weder klare Paketlösungen noch nachvollziehbare Preise – jeder Auftrag wurde individuell kalkuliert, jeder Kunde individuell bedient. Das kostete Zeit, schaffte Unsicherheit und wirkte auf neue (insbesondere gewerbliche) Kunden wenig professionell.

Unser Ziel: Produktisierung der Leistungen – also das Verpacken ihrer Services in definierte, verständliche und verkaufbare Leistungseinheiten.

Ich entwickelte dafür mit Sarah:

• Ein belastbares PreismodellAlle fixen und variablen Kosten (Material, Fahrtzeit, Personalperspektive, Reserve für Urlaubsvertretung etc.) wurden in ein realistisches Kalkulationsmodell überführt – als Basis für nachhaltige Preisgestaltung.

• Eine Angebotsvorlage für B2B und B2CEine professionell formulierte, anpassbare Angebotsvorlage, die sowohl für private Anfragen als auch für gewerbliche Kunden genutzt werden konnte – inklusive Leistungsbeschreibung, Frequenz, Preisstruktur und Angebotsbindung.

• Eine Checkliste für das Kunden-OnboardingDamit neue Kunden ab dem ersten Kontakt sauber durch den Prozess geführt wurden – von der ersten Rückfrage bis zur Einsatzplanung.

• Verkaufsskripte & ArgumentationshilfenVorlagen und Formulierungen zur Präsentation von Servicepaketen – insbesondere bei langfristigen Vertragsverhandlungen mit Geschäftskunden.

Das Ergebnis dieser Phase:Sarahs Angebot wirkte nun klar, strukturiert und professionell. Sie selbst fühlte sich sicherer in der Preisverhandlung, konnte schneller reagieren – und vor allem: Kund*innen verstanden endlich, was sie bekommen – und warum es den Preis wert war.

Diese neue Angebotsstruktur bildete die Grundlage dafür, ihr Unternehmen vom persönlichen Handwerk zur skalierbaren Dienstleistung weiterzuentwickeln.

Phase 3: Einstieg in den B2B-Markt – Kundengewinnung mit System

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte Sarah ihre Dienstleistungen ausschließlich im privaten Umfeld angeboten. Gewerbliche Kunden – wie Arztpraxen, Bürogemeinschaften oder Immobilienverwaltungen – waren für sie ein abstrakter Wunsch, aber kein realer Bestandteil ihres Geschäfts. Entsprechend fehlten ihr nicht nur Kontakte, sondern auch Strategie, Struktur und Selbstvertrauen für diesen nächsten Schritt.

Unser Ziel war klar: den Eintritt in den B2B-Markt gezielt vorbereiten und professionell umsetzen.

Dazu arbeiteten wir konkret an:

• Definition ihres idealen B2B-KundenprofilsWelche Kundentypen passen zu ihren Leistungen? Wo liegt das größte Potenzial für langfristige Verträge? Wir identifizierten gezielt Zielgruppen wie Arztpraxen, Immobilienverwaltungen, Coworking Spaces und kleine bis mittelgroße Büroeinheiten.

• Erstellung von Outreach-E-Mails & TelefonleitfädenIch entwickelte für Sarah konkrete Vorlagen zur Kontaktaufnahme – mit klarer Nutzenargumentation, professioneller Tonalität und anschlussfähigem Follow-up.

• Einführung eines einfachen CRM-SystemsUm Anfragen, Rückmeldungen, Termine und Fortschritte zu verfolgen, richteten wir ein übersichtliches Tool ein, das sie auch ohne technische Vorkenntnisse intuitiv bedienen konnte.

• Erstellung einer PDF-UnternehmenspräsentationEine hochwertige, kompakte Broschüre präsentierte ihr Unternehmen erstmals strukturiert – zugeschnitten auf professionelle Einkäufer.

• LinkedIn-Content & SEO-TexteWir überarbeiteten ihre digitalen Inhalte, insbesondere für LinkedIn und Google Business, mit klarer Ausrichtung auf Suchbegriffe, Vertrauen und Professionalität.

Das Ergebnis:Bereits die erste Akquise-Kampagne war ein voller Erfolg. Innerhalb von acht Wochen gewann Sarah drei neue, wiederkehrende Geschäftskunden. Einer davon entwickelte sich zum strategisch wichtigen Referenzkunden, der weitere Türen im gewerblichen Bereich öffnete.

Ein Meilenstein: vom lokalen Dienstleister zur professionellen Anbieterin im B2B-Markt.

Phase 4: Teamaufbau & operative Entlastung

Mit der steigenden Zahl an Aufträgen war der Moment gekommen, den nächsten großen Schritt zu gehen: nicht mehr selbst jede Leistung zu erbringen, sondern Verantwortung zu teilen – und zu führen. Sarah wusste, dass sie ein Team brauchte. Doch wie baut man eines auf, wenn man bisher alles selbst gemacht hat?

Wir entwickelten gemeinsam einen klaren Plan für den Übergang vom Solo-Betrieb zur strukturierten Teamführung. Ich unterstützte sie bei:

• Formulierung von Stellenanzeigen & Onboarding-MaterialienWir definierten Rollen, Erwartungen und Bewerbungsprozesse – inklusive klarer Einstiegshilfen für neue Mitarbeitende.

• Entwicklung eines SchulungsplansSarah lernte, wie man Mitarbeiter systematisch einarbeitet, ohne alles ständig persönlich erklären zu müssen.

• Erstellung von Schichtplänen & TagesabläufenEin einfaches Planungsraster half dabei, Aufträge gleichmäßig zu verteilen, Kapazitäten besser zu nutzen und Ausfälle zu managen.

• Einführung von QualitätskontrollroutinenUm sicherzustellen, dass auch mit Team gleichbleibend hohe Standards gewährleistet sind, führten wir einfache Prüfmechanismen ein – für Feedback, Selbstkontrolle und Nachbesserung.

• Aufbau interner KommunikationMit digitalen Tools wie Gruppenchat und Aufgabenlisten entstand ein einfacher, aber effektiver Kommunikationskanal zwischen Sarah und ihrem Team.

Das Ergebnis:Innerhalb von drei Monaten stellte Sarah ihre ersten zwei Mitarbeitenden ein. Kurze Zeit später bestand ihr Team bereits aus fünf Kräften, die einen Großteil der operativen Leistungen übernahmen.

Sarah selbst übernahm zunehmend die Rolle, die sie sich zu Beginn gewünscht hatte: Koordinatorin, Ansprechpartnerin für Kunden und strategische Lenkerin ihres wachsenden Unternehmens.

Phase 5: Digitale Präsenz & Markenidentität stärken

Während ihr Unternehmen intern wuchs, war es nun an der Zeit, auch nach außen als professionelle Marke sichtbar zu werden. Denn obwohl Sarah über einen soliden Kundenstamm verfügte, spiegelte sich ihre Kompetenz bislang kaum online wider. Ihre Webpräsenz war rudimentär, es fehlte eine klare Markenbotschaft – und potenzielle Neukunden fanden kaum relevante Informationen.

Unsere Maßnahmen im Überblick:

• Einrichtung eines Google Business ProfilsMit lokal optimierten Beschreibungen, Leistungen, Öffnungszeiten, Fotos und Kundenstimmen – ein erster professioneller Touchpoint für Interessenten in ihrer Region.

• Start einer einfachen, aber überzeugenden One-Pager-WebsiteKlar strukturiert, mobil optimiert, mit klarem Leistungsversprechen und Call-to-Action – ganz ohne Agentur, aber mit professioneller Wirkung.

• LinkedIn-Optimierung & Content-PlanSarah positionierte sich nun auch auf LinkedIn als Unternehmerin mit Team, Mission und klarer Zielgruppe – ergänzt durch regelmäßig gepostete Beiträge, die Vertrauen aufbauten und Einblicke in ihre Arbeit gaben.

• Förderung von Kundenbewertungen & TestimonialsMithilfe gezielter Erinnerungen bat sie zufriedene Kund*innen um kurze Erfahrungsberichte – ein starker Vertrauensfaktor für neue Interessenten.

• Visuelles Portfolio ihrer Arbeit & ihres TeamsDurch Vorher-Nachher-Bilder, Teamfotos und authentische Einblicke in den Alltag entstand ein glaubwürdiger, sympathischer und professioneller Außenauftritt.

Das Ergebnis:Sarahs Online-Sichtbarkeit verbesserte sich spürbar. Anfragen über Google und LinkedIn gingen regelmäßig ein – von neuen privaten wie auch gewerblichen Interessenten. Ihr Unternehmen wirkte nicht mehr wie ein kleiner Anbieter, sondern wie das, was es geworden war: ein wachsender, verlässlicher Dienstleister mit Struktur, Haltung und Qualität.

Wirkung & Ergebnisse – vom Ein-Frau-Betrieb zur Führungskraft

Nach nur sechs Monaten gemeinsamer, strukturierter Arbeit hatte Sarah eine fundamentale Transformation durchlaufen – sowohl auf unternehmerischer als auch auf persönlicher Ebene. Aus einer überlasteten Einzelunternehmerin wurde eine klar positionierte Anbieterin mit wachsendem Team und professionellen Prozessen.

Die konkreten Ergebnisse auf einen Blick:

• Aufbau eines leistungsfähigen Teams mit fünf MitarbeitendenSarah delegierte nun die meisten operativen Aufgaben – von der Objektbetreuung bis zur Qualitätskontrolle – an ihr wachsendes Team.

• Verdopplung des Kundenstamms, mit starkem Fokus auf B2BDurch die gezielte Akquise und professionelle Positionierung wurde der gewerbliche Bereich zum neuen Wachstumstreiber.

• Abschluss langfristiger ServiceverträgeRegelmäßige Aufträge, vertraglich gesichert – eine stabile Einnahmequelle und wichtige Basis für Planungssicherheit.

• Gewonnene Zeit für Strategie & UnternehmensführungStatt Termine zu koordinieren und selbst vor Ort zu reinigen, arbeitete Sarah nun am Unternehmen – nicht nur darin.

• Rollenwandel: Von der überlasteten Macherin zur klaren FührungskraftMit mehr Überblick, mehr Selbstvertrauen und einer neuen Identität als Unternehmerin mit Team.

Das Unternehmen wuchs – und Sarah wuchs mit.

Langfristige Partnerschaft & kontinuierliche Unterstützung

Beeindruckt von den spürbaren Fortschritten und der greifbaren Entlastung entschied sich Sarah dazu, unsere Zusammenarbeit um weitere 12 Monate zu verlängern. Ziel dieser Phase war nicht mehr der grundlegende Aufbau, sondern die Begleitung bei der täglichen Weiterentwicklung – als Sparringspartner, Prozessberater und strategischer Stütze im Hintergrund.

Diese Begleitung umfasste:

• Wöchentliche strategische Check-insKurze, fokussierte Updates zu Fortschritt, Prioritäten und nächsten Schritten – schriftlich, klar und umsetzbar.

• Ad-hoc-Support für operative & HR-FragenUnterstützung bei Mitarbeiterführung, Kapazitätsplanung, Konfliktlösungen oder kurzfristigen Entscheidungen.

• Feedback zu Marketingideen & KundenkommunikationVom Texten neuer LinkedIn-Beiträge über Empfehlungsstrategien bis zur Optimierung von E-Mail-Vorlagen.

• Prüfung von Angeboten, Verträgen & DokumentenQualitätssicherung und Rückmeldung bei komplexeren Geschäftsentscheidungen oder neuen Vertragsmodellen.

• Mentale Unterstützung & FührungsstärkungUnternehmerische Entwicklung ist auch Persönlichkeitsentwicklung. In schwierigen Phasen half ich Sarah, ihren Fokus zu behalten, Entscheidungen zu reflektieren – und nicht den Mut zu verlieren.

Sarah nannte die Zusammenarbeit später oft ihren „virtuellen Business-Co-Piloten“ – jemanden, der nicht nur mitfliegt, sondern bei Bedarf das Steuer mit in die Hand nimmt. Der sie dabei unterstützt, nicht nur ihr Unternehmen wachsen zu lassen, sondern sich auch selbst als Unternehmerin und Führungskraft weiterzuentwickeln.

Kundenfeedback (sinngemäß & paraphrasiert)

Sarah brachte ihre Erfahrung mit der Zusammenarbeit in klaren, ehrlichen Worten auf den Punkt – Worte, die nicht nur das Ergebnis unserer Arbeit beschreiben, sondern auch den emotionalen Wandel, den sie durchlief:

„Achims Führung hat mein Leben komplett verändert. Ich habe nicht mehr das Gefühl, in Arbeit zu ertrinken – ich fühle mich zum ersten Mal wie eine echte Geschäftsinhaberin. Die Werkzeuge, die er mir an die Hand gegeben habt, gehören heute fest zu meinem Arbeitsalltag. Und seine Ratschläge – selbst wenn sie nur per E-Mail kamen – haben mir in so vielen Situationen geholfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Achim für ein weiteres Jahr zu buchen, war mit Abstand die beste Investition, die ich je in mein Unternehmen getätigt habe.“

Diese Rückmeldung zeigt: Es ging in diesem Projekt nicht nur um Struktur, Prozesse und Wachstum. Es ging vor allem um Unternehmerisches Selbstbewusstsein, Klarheit und Kontrolle. Sarah hatte ihr Unternehmen verändert – und dabei sich selbst gleich mit.

Wichtige Erkenntnisse – Struktur schafft unternehmerische Freiheit

Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie aus einer Einzelunternehmerin mit operativer Überlastung eine strategisch denkende Führungspersönlichkeit werden kann – wenn die richtigen Strukturen, Werkzeuge und Impulse zur Verfügung stehen.

Sarahs Entwicklung steht stellvertretend für viele Solo-Dienstleisterinnen, die sich zwar täglich mit vollem Einsatz um ihre Kundinnen kümmern, aber dabei kaum Raum für Strategie, Wachstum oder Entlastung haben. Mit der passenden Unterstützung lassen sich diese Muster durchbrechen – ohne den Charakter des Unternehmens zu verlieren.

Meine Rolle in diesem Projekt ging dabei weit über klassische Beratung hinaus. Ich war Mentor, Strukturgeber, Systementwickler und Sparringspartner – verlässlich im Hintergrund, aber stets mit Blick auf das große Ganze.

Das vollständig remote organisierte Setup ermöglichte maximale Flexibilität – und zeigte, dass selbst tiefgreifende Transformationen ohne Vor-Ort-Präsenz, aber mit konsequenter Klarheit und Begleitung erfolgreich umgesetzt werden können.

Was ich Sarah konkret zur Verfügung stellte:

• Strategische Ausrichtung & ZukunftsbildEin realistischer, erreichbarer Zielrahmen – jenseits des Tagesgeschäfts.

• Greifbare Werkzeuge & wiederholbare ProzesseVom Preismodell bis zum Onboarding – praxistauglich, sofort anwendbar.

• Selbstvertrauen & FührungskompetenzDurch Klarheit in der Rolle, Entscheidungssicherheit und echte Entlastung.

• Ein skalierbares, wachstumsfähiges GeschäftsmodellKonzipiert für Nachhaltigkeit – nicht für kurzfristige Überforderung.

Zusammenfassung der angewandten Kompetenzen & Leistungen

✅ Entwicklung von Geschäftsstrategien & VisionenZielbild, Prioritäten, Fahrplan

✅ Angebotsstrukturierung & PreisoptimierungVon Einzelleistungen zu profitablen Servicepaketen

✅ B2B-Akquise & VertriebstrainingZielgruppenidentifikation, Ansprache, Follow-up-Prozesse

✅ Prozessdesign & betriebliche SystementwicklungWorkflows, Checklisten, Qualitätsstandards

✅ Mitarbeitersuche & TeamführungRecruiting-Vorlagen, Schulungskonzepte, Kommunikation

✅ Delegation & Zeitmanagement-StrategienEntlastung durch Struktur – statt bloßer Auslagerung

✅ Digitales Marketing & Online-BrandingSichtbarkeit, Vertrauen und Zielgruppenansprache

✅ Langfristige E-Mail-basierte Remote-BeratungAsynchron, effizient, zuverlässig – ohne Termine

✅ Change Management & persönliches EmpowermentUnternehmerisches Denken fördern – Haltung entwickeln