Vom Nebenerwerb zum Vollzeit-Designgeschäft

Projekt: Vom Nebenerwerb zum Vollzeit-Designgeschäft

Kundenhintergrund und Ausgangssituation

Lea, eine kreative und geschickte Grafikdesignerin, hatte nebenbei ein kleines Designunternehmen betrieben, während sie einen Vollzeitjob im Büro hatte. Ihre Leidenschaft lag eindeutig im Bereich Visual Storytelling und Branding und sie hatte bereits mehrere zufriedene Kunden durch Mundpropaganda und persönliche Empfehlungen gewonnen. Doch trotz ihres Talents und Engagements blieb ihr Geschäft eher ein Hobby denn eine nachhaltige Einnahmequelle.

Sie träumte davon, sich vollständig selbstständig zu machen, aber es fehlte ihr an einem konkreten Plan, einer Geschäftsstruktur und finanzieller Klarheit, um diesen Sprung zu schaffen. Noch wichtiger war, dass sie mit ihrem Selbstvertrauen zu kämpfen hatte, wenn es darum ging, ihre Arbeit zu bepreisen, mit Kunden zu verhandeln und den wahren Wert ihrer Dienstleistungen zu kommunizieren. Wie viele Kreative fürchtete sie Instabilität und wusste nicht, wie sie ihre Leidenschaft in ein profitables, skalierbares Geschäft verwandeln sollte.

Als sie sich an mich wandte, zeigte ihr Nebengeschäft Potenzial – aber sie fühlte sich festgefahren. Sie wusste nicht, welche Schritte sie als nächstes unternehmen sollte, wie sie ihre Arbeit strategisch bepreisen oder wie sie größere, zuverlässigere Kunden gewinnen sollte. Die Kluft zwischen dem, wo sie war, und dem, wo sie sein wollte, fühlte sich überwältigend an.

Projektziele und Herausforderungen

Unser gemeinsames Ziel war klar: Leas Nebenbeschäftigung in ein finanziell abgesichertes Vollzeit-Designgeschäft zu verwandeln. Der Weg zu diesem Ziel war jedoch mit einer Reihe komplexer und miteinander verbundener Herausforderungen verbunden:

• Unklare Preisstrategie: Ihre Preise waren uneinheitlich und oft zu niedrig, um die Kosten zu decken oder die Qualität ihrer Arbeit widerzuspiegeln.

• Kein definiertes Serviceangebot: Jeder neue Kunde benötigte maßgeschneiderte Lösungen, was ihre Prozesse ineffizient und schwer skalierbar machte.

• Fehlende Finanzplanung: Es gab keinen klaren Überblick über Einnahmen, Ausgaben oder Budgetierung, um einen Vollzeitübergang zu unterstützen.

• Keine Geschäftssysteme: Angebote, Verträge, Rechnungen und Onboarding wurden alle manuell und inkonsistent erstellt.

• Angst vor dem Sprung: Die psychologische Barriere, ihr festes Einkommen für das Unternehmertum aufzugeben, war sehr real.

• Die Kundenakquise war zufällig: Sie hatte keinen gezielten Ansatz, um neue Leads zu gewinnen oder langfristige Beziehungen aufzubauen.

• Keine Marketingstrategie: Ihr Online-Auftritt existierte, aber es fehlte an Struktur und Richtung.

Meine Rolle und Herangehensweise

Als ihr Unternehmensberater habe ich den Transformationsprozess umfassend begleitet. Zu meinen Schwerpunkten gehörten:

• Strukturierung ihres Dienstleistungsangebots

• Definition einer professionellen Preis- und Wertstrategie

• Finanzplanung und Budgetierung

• Rationalisierung aller betrieblichen Prozesse

• Marketing, Positionierung und B2B-Kundenakquise

• Coaching zu Mindset und Entscheidungsfindung

• Erstellung von Dokumentationen, Vorlagen und Workflows, die auf ihren Stil zugeschnitten sind

Das gesamte Projekt fand remote per E-Mail statt. Dieses asynchrone Kommunikationsformat ermöglichte es uns beiden, flexibel zu arbeiten und dennoch jede Woche messbare Fortschritte zu erzielen. Ich stellte ihr gebrauchsfertige Leitfäden, Finanzvorlagen, Angebotspläne, Onboarding-Prozesse und benutzerdefinierte Schritt-für-Schritt-Aktionspläne für jede Phase ihres Geschäftswachstums zur Verfügung.

Projektphasen und wichtige Meilensteine

Phase 1 – Geschäftsstrukturierung und Klarheit bei der Preisgestaltung

Wir begannen mit der Analyse des Kerns ihres Geschäfts: Welche Dienstleistungen hat sie am meisten genossen? Welche waren am profitabelsten? Wo hat ihr Fachwissen wirklich geglänzt?

Daraus haben wir drei strukturierte Servicepakete entwickelt, die jeweils auf eine bestimmte Kundengruppe mit klaren Leistungen, Bearbeitungszeiten und Preisen ausgerichtet sind.

Überarbeitung der Preisstrategie: Mehr Wert, mehr Klarheit, mehr Selbstvertrauen

Anschließend widmeten wir uns Leas Preisstruktur – einem zentralen Hebel für nachhaltigen Erfolg. Schritt für Schritt zeigte ich ihr, wie sie:

• ihren Basis-Stundensatz sowie realistische Projektpreise kalkuliert

• eine wertorientierte Preisstrategie entwickelt und diese klar und selbstbewusst kommuniziert

• Mindestpreise pro Auftrag definiert, unter denen sich ein Projekt nicht lohnt

• gezielte Zusatzangebote (Upsells) sowie Retainer-Modelle einführt, um planbarere Einnahmen zu erzielen

Auf dieser Basis entwickelte sich ihre Preisgestaltung weg vom Bauchgefühl – hin zu einem klaren, stimmigen System, das zu ihrer Leistung, ihrem Zeitaufwand und ihrer Positionierung als Expertin passte.

Phase 2 – Marketing & Online-Präsenz: Sichtbar werden, Wirkung zeigen

Im zweiten Schritt haben wir Leas gesamten Außenauftritt grundlegend überarbeitet. Ziel war es, ihre Marke klarer zu positionieren, Vertrauen aufzubauen und gezielt die Art von Kunden anzusprechen, mit denen sie wirklich arbeiten wollte. Wir starteten mit Website und Portfolio, die bis dahin eher zurückhaltend und technisch aufgebaut waren. Gemeinsam entwickelten wir:

• einen ausdrucksstarken "Über mich"-Abschnitt, der Leas Werdegang, Werte und Arbeitsweise authentisch und professionell präsentierte

• klare Handlungsaufforderungen und einfache Kontaktmöglichkeiten, um Interessenten gezielt zum nächsten Schritt zu führen

• eine kundenorientierte Projektgalerie, die ihre Arbeit nicht nur zeigte, sondern den Mehrwert für Auftraggeber:innen visuell und kontextuell unterstrich

• echte Kundenstimmen und Testimonials als Social Proof

• einen konsistenten, markentypischen Tonfall, der sich durch alle Texte und Inhalte zog

Darauf aufbauend entwickelten wir eine zielgerichtete B2B-Akquisitionsstrategie. Diese bestand aus:

• praxiserprobten E-Mail-Vorlagen für Erstkontakte

• einem durchdachten Empfehlungssystem, das zufriedene Kunden zur Weiterempfehlung motivierte

• strategischen Kooperationsideen mit lokalen Agenturen, um regelmäßig an hochwertige Projekte heranzukommen

Diese Maßnahmen führten dazu, dass Lea ins Gespräch mit genau den Kund:innen kam, die zu ihrer kreativen Vision und Preisstrategie passten – und nicht mehr um jeden Auftrag kämpfen musste.

Phase 3 – Finanzmanagement & Budgetierung: Kontrolle statt Unsicherheit

Lea wollte nicht nur „irgendwie durchkommen“, sondern ihr Geschäft solide und stressfrei führen. Dafür brauchte sie mehr als Einkommen – sie brauchte Klarheit, Struktur und finanzielle Voraussicht.

Wir entwickelten gemeinsam einen leicht umsetzbaren Budgetierungsrahmen, der ihr half, die Kontrolle über ihre Finanzen zurückzugewinnen. Dieser umfasste:

• monatliche Umsatzziele, abgestimmt auf ihre Lebenshaltungskosten und Wachstumsambitionen

• eine einfache Ausgabenübersicht, um laufende Kosten schnell zu erfassen

• Checklisten zur Steuervorbereitung, damit keine Fristen oder Abzüge übersehen wurden

• realistische Gewinnziele, die nicht nur „reichen sollten“, sondern ein Gefühl von Fortschritt vermittelten

• einen Plan zum Aufbau finanzieller Rücklagen, um unerwartete Durststrecken abzufedern

Zusätzlich implementierten wir schlanke, visuell klare Rechnungs- und Buchhaltungsvorlagen, mit denen sie ihren Verwaltungsaufwand reduzierte, professioneller wirkte – und Zahlungsausfälle sowie Cashflow-Lücken proaktiv vermeiden konnte.

Phase 4 – Betrieb, Onboarding & Professionalisierung: Qualität durch Struktur

Mit wachsender Nachfrage wurde klar: Lea brauchte Systeme, die nicht nur funktionieren – sondern mitwachsen konnten. Deshalb entwickelten wir gemeinsam strukturierte Prozesse, die Routineaufgaben vereinfachten und gleichzeitig einen professionellen Eindruck hinterließen.

Konkret erarbeiteten wir wiederholbare Abläufe für:

• das Kunden-Onboarding, inklusive Erwartungsmanagement und Projekteinführung

• strukturierte Projekt-Kick-offs, mit definierten Meilensteinen und Deadlines

• Feedback-Einholung, um Qualität sichtbar zu machen und Weiterempfehlungen zu fördern

• die finale Übergabe und Offboarding-Phase, inklusive Nachbetreuung und Follow-up

Jeder dieser Schritte wurde mit klaren Checklisten, E-Mail-Vorlagen und einem visuell gegliederten Leitfaden unterlegt – wodurch Lea deutlich weniger Energie für Organisation aufwenden musste und sich stärker auf ihre kreative Arbeit konzentrieren konnte.

Phase 5 – Mindset Coaching & Selbstvertrauen: Vom Außenauftrag zur inneren Haltung

Neben Strategien und Systemen arbeiteten wir auch an der inneren Haltung – einem oft unterschätzten, aber entscheidenden Erfolgsfaktor. Regelmäßig sprachen wir über die Zweifel und inneren Blockaden, die viele Selbstständige auf ihrem Weg bremsen.

Ich half Lea dabei:

• den echten Wert ihrer Arbeit zu erkennen und nicht länger unter Wert zu verkaufen

• Geldthemen ohne Scham oder Unsicherheit anzusprechen – klar, souverän und fair

• klare Grenzen zu setzen, insbesondere bei schwierigen Kunden oder unrealistischen Erwartungen

• Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus, sondern strategisch und reflektiert zu treffen

• sich nicht nur als Freelancerin, sondern als Unternehmerin mit Vision und Führungsrolle zu begreifen

Dieser Teil unserer Zusammenarbeit erwies sich als tiefgreifend und nachhaltig – denn mit wachsendem Selbstvertrauen wuchsen auch Leas Ergebnisse.

Ergebnis nach 6 Monaten – Vom Nebenerwerb zur echten Selbstständigkeit

Sechs Monate nach Beginn unserer Zusammenarbeit hatte Lea eine klare Entscheidung getroffen: Sie machte ihre Selbstständigkeit zum Hauptberuf – mit einem stabilen Fundament unter den Füßen. Die Ergebnisse sprachen für sich:

• Ihr durchschnittlicher Projektumsatz hatte sich verdoppelt

• Das monatliche Einkommen war stabil, berechenbar und deckte nicht nur den Bedarf, sondern ermöglichte auch Planungsspielräume

• Sie gewann zunehmend größere B2B-Kunden, die sowohl zu ihrer kreativen Ausrichtung als auch zu ihrer Preisstruktur passten

• Ihre Systeme funktionierten zuverlässig – von der Kundenanfrage bis zur Projektabwicklung

• Sie fühlte sich souverän und frei – anstatt nur zu reagieren, konnte sie gestalten

Aus dem ständigen „Durchwursteln“ wurde ein legitimes, profitables und sinnerfülltes Geschäft, das zu ihr passte – strategisch wie persönlich.

Erweiterte Zusammenarbeit – Weitere 6 Monate gezielter Support

Nach diesem erfolgreichen Sprung in die Vollzeit-Selbstständigkeit entschied sich Lea, unsere Zusammenarbeit direkt um weitere sechs Monate zu verlängern. Die neue Phase hatte einen klaren Fokus: Stabilisierung, Feinschliff und Unterstützung im Tagesgeschäft.

In dieser Zeit arbeiteten wir gemeinsam an:

• der kontinuierlichen Überwachung und Feinjustierung ihrer Abläufe

• der Optimierung von Onboarding- und Kommunikationsprozessen, um neue Kunden effizient und professionell abzuholen

• Anpassungen bei der Preisgestaltung, basierend auf wachsender Nachfrage, Projekterfahrung und Positionierung

• Lösungen für komplexere Kundensituationen, bei denen sie Klarheit und Rückendeckung brauchte

Der Beratungsstil blieb wie zuvor: 100 % remote und E-Mail-basiert – maximal flexibel, ohne Meetingsdruck, und dennoch nahbar und verlässlich. Lea konnte sich jederzeit melden – ob es um eine schwierige Verhandlung, ein strategisches Dilemma oder ein akutes Abrechnungsproblem ging.

Sie beschrieb diese Phase später als "von unschätzbarem Wert". Nicht nur wegen der fachlichen Unterstützung – sondern weil sie wusste: Da ist jemand, der mein Geschäft kennt, meine Vision versteht und mir sowohl im Detail als auch im Großen weiterhelfen kann.

Aktuelle Situation & Ausblick in die Zukunft

Heute steht Leas Geschäft auf einem soliden Fundament – und wächst kontinuierlich weiter.Sie arbeitet mit Kund:innen, die sie wertschätzt und die ihren kreativen Stil respektieren.Sie hat die volle Kontrolle über ihren Zeitplan, arbeitet selbstbestimmt und verdient mehr als in ihrem früheren Bürojob – bei gleichzeitig größerer Zufriedenheit.

Ihre kreative Energie ist kein Feierabendprojekt mehr – sie ist ihre Realität. Vollzeit. Selbst gestaltet.

Angesichts ihres stetigen Wachstums sprechen wir aktuell über eine potenzielle dritte Phase unserer Zusammenarbeit. Ihre Ideen sind ambitioniert, aber durchdacht:

• Einen virtuellen Assistenten oder Junior-Designer ins Boot holen, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können

• Skalierbare Workflows aufbauen, die Zeit sparen und gleichbleibend hohe Qualität ermöglichen

• Ein Retainer-basiertes Geschäftsmodell entwickeln, das Planbarkeit und wiederkehrende Einnahmen schafft

• Digitale Produkte oder Design-Abonnements anbieten, um ihre Expertise zu multiplizieren

Lea möchte expandieren – aber auf ihre Art: mit Sinn, Substanz und Authentizität. Ohne das zu verlieren, was ihre Arbeit für sie (und ihre Kund:innen) besonders macht.Und wie in jeder Phase zuvor bin ich an ihrer Seite – strategisch, pragmatisch, unterstützend.

Fazit: Vom Funken zur Flamme – und darüber hinaus

Leas Entwicklung zeigt, was möglich ist, wenn Talent auf Struktur trifft – und Leidenschaft auf eine klare Strategie. Aus einem kreativen Nebenerwerb wurde ein stabiles, erfüllendes und wachstumsfähiges Unternehmen. Es ging nie nur um Umsatzsteigerung oder bessere Prozesse. Es ging darum, ein Business zu bauen, das zu Lea passt:

• In dem sie sich sicher fühlt, weil sie die Zahlen kennt

• In dem sie sich zeigen kann, wie sie ist

• Und das ihr nicht nur Einkommen bringt – sondern Freiheit, Freude und Stolz

Ihre Reise ist kein Einzelfall.

Sie ist ein Beispiel dafür, was möglich ist, wenn man die richtigen Entscheidungen trifft – mit Klarheit, System und einem verlässlichen Sparringspartner an der Seite.